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Como verificar email de trabalho apenas duas vezes por dia?

Como verificar email de trabalho apenas duas vezes por dia?

Faça mais por você mesmo verificando seu e-mail apenas duas vezes por dia e nada mais.

— Fala sério, quantas vezes você verifica o e-mail por dia? Provavelmente, tantas vezes quanto você possa perder a noção.

Para falar a verdade, verificar seu e-mail com mais frequência não o torna mais produtivo ou eficiente em seu trabalho ou função que precisa usar um e-mail para receber e enviar mensagens.

verificar email de trabalho apenas duas vezes por dia
Como verificar seu e-mail de trabalho apenas duas vezes ao dia e ser produtivo.

E-mail de trabalho.

De fato, em muito casos, isso pode impedir que você faça seu trabalho da forma correta e otimize melhor o seu período de atividades profissionais.

Você já pensou o que aconteceria se checasse o seu e-mail apenas duas vezes durante o dia todo?

Verificar e-mail de trabalho duas vezes por dia.

A menos que você seja um representante de vendas, de suporte ao consumidor ou trabalha com atendimento direto ao cliente, o e-mail não é seu trabalho.

Para recuperar muito tempo perdido durante o dia, você precisa parar de verificar seu e-mail mais de duas vezes ao dia.

Caso contrário, você se encontrará lendo e respondendo interminavelmente a mensagens das mais triviais as mais importantes o dia inteiro.

“Pare de jogar o jogo de que ler e-mail o tempo todo é importante e faça o seu trabalho.”

Então, com que frequência você deve verificar seu e-mail?

A recomendação é apenas duas vezes por dia. Uma vez no início da manhã e outra no final da tarde, você decide os horários.

Sim, com certeza você vai ter um aumento de pessoas perguntando: “Você recebeu o e-mail que enviei a você 5 minutos atrás?”

Em algumas organizações e empresas, não verificar o e-mail a cada cinco minutos pode significar ser insensível, rude ou desrespeitoso.

Mas isso está mudando, em vez disso, o conceito é que se trata de ser mais produtivo, de realizar o trabalho e não ficar jogando jogos de e-mail feito para tolos.

Ao verificar menos o seu e-mail, você define para os outros que você está ocupado, mas no entanto, você precisa criar rotinas que informe que vai responder a eles em determinado tempo.

O mais interessante é que se eles precisarem de você imediatamente, eles poderão ligar diretamente, ou enviar uma mensagem de voz, de texto ou ir vê-lo ao vivo.

Então, quando você deve verificar seu e-mail?

Então, quando você deve verificar seu e-mail?

Verificar e-mail pela manhã.

Verifique seu e-mail no início da manhã para se antecipar, criar uma lista de tarefas e criar objetivos para o restante do dia.

Note porém, que essa não é a primeira coisa a ser feito no dia. Mas, bem cedo. Não verifique o seu e-mail até que conclua sua rotina matinal que deve ser feita ou que ficou do dia anterior.

Ao verificar seu e-mail no início da manhã, isso permite:

  • Fique um passo à frente dos outros – Enviar suas mensagens de e-mail com antecedência leva você à frente de qualquer jogo de negócios. Suas mensagens de e-mail estarão no topo das caixas de entrada quando os destinatários começarem a trabalhar.
  • Aborde qualquer assunto que ainda esteja na sua caixa de entrada – Se ainda houver algo preso na sua caixa de entrada, você poderá fazê-lo antes do início do dia útil. Isso também permite que você acompanhe quem trabalha fora do horário que pode ter lhe enviado mensagens.
  • Evite surpresas por e-mail – A verificação antecipada de e-mails evita surpresas desagradáveis. Dá a você tempo para reagir ao e-mail importante que alguém lhe enviou que provavelmente deveria ter sido um telefonema.
  • Faça delegações saírem mais cedo – Se você precisar passar algo para um membro da equipe, a melhor hora para fazer isso é a primeira hora, para que você não esteja segurando uma tarefa ou informação. A verificação antecipada de e-mails evita que você seja um gargalo na produtividade da equipe.
  • Responda a outras pessoas – Se outras pessoas estiverem esperando por uma resposta, obter uma resposta rápida garantirá que elas tenham a resposta de que precisam quando chegarem ao trabalho.
  • Crie tarefas usando sua caixa de entrada – Limpar sua caixa de entrada antes de começar o dia é fortalecedor. Começa com uma mola propulsora em demais etapas de trabalho. Certifique-se de colocar essas tarefas para fora de sua caixa de entrada e mantenha sua lista de tarefas em ordem.

A verificação do seu e-mail no início da manhã permite que você comece seu dia corretamente.

Verificar e-mail a tarde.

Verificar seu e-mail no final do dia é importante para fechar itens em aberto e responder a perguntas.

Para qualificar isso, essa verificação de e-mail deve ocorrer antes do final do seu dia de trabalho. Nunca deve ser antes de você ir para a cama.

Você também precisa de tempo suficiente para reagir a qualquer assunto que esteja esperando por você na sua caixa de entrada que precisa ser resolvido no mesmo dia.

Portanto, deixe tempo suficiente no final do dia para processar sua caixa de entrada.

A verificação do e-mail no final do dia útil permite:

  • Feche loops – Verificar seu e-mail perto do final do dia permite acompanhar tarefas inacabadas. Talvez algo que você precise abordar ou talvez algo que você não delegou.
  • Deixe tempo para reagir – Se algo ainda precisar ser feito, você ainda terá tempo para agir antes que seu dia de trabalho termine.
  • Responda às perguntas – Volte para as pessoas que lhe enviaram um e-mail durante o dia. Ao responder antes do final do dia útil, você terá algumas horas para organizar a maioria dos e-mails. Se um e-mail precisar de uma resposta imediata, ligue para a pessoa em vez de responder por e-mail.
  • Planeje tarefas para o amanhã – O endereçamento de seu e-mail a partir do dia permite planejar o amanhã. Você precisa definir algum tempo para um projeto ou agendar uma reunião de acompanhamento. Programe horários marcados para o dia, isso evita se apressar em marcar algo de última hora.
  • Termine sua jornada de trabalho – Esvaziar sua caixa de entrada no final do dia permite que você termine seu dia com uma sensação de realização e conscientização. Você não precisa se preocupar com algum e-mail que traga preocupação. Feche sua caixa de entrada do seu e-mail e vá para casa sossegado ao deixar o seu trabalho.

A verificação do seu e-mail no final do dia permite tratar de itens em aberto e encerrar o seu dia.

Verifique seu menos seu e-mail.

Se você acha que não pode verificar seu e-mail apenas duas vezes por dia, tente reduzir as etapas até verificar cada vez menos.

Você descobrirá que o e-mail não precisa ser um método de comunicação imediato.

Você não precisa sentar em sua cadeira em frente a sua mesa para ficar monitorando sua caixa de entrada a cada 10 minutos.

Você não precisa verificar o seu e-mail na hora do almoço, no elevador ou no banheiro.

Consulte mais informações sobre email:

Pergunta: Com que frequência você verifica o e-mail? Você poderia verificá-lo apenas duas vezes por dia?

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