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7 passos para manter caixa com zero email em 2020

7 passos para manter caixa com zero email em 2020

O email se mal usado  organizado com certeza é o maior ladrão de tempo do século, sem falar do Celular, do Facebook e Whatsapp é claro.

Como esse guia simples você vai aprender 7 passos para alcançar produtividade ao deixar sua caixa de entrada com inbox zero em 2020 por que 2019 já foi embora.

Aprender controlar seu email é a melhor coisa que alguém pode fazer por si mesmo para alcançar paz no trabalho e aumentar a produtividade.

Como manter a caixa de email zero e-mail o ano todo.

Com as estratégias e táticas bem definidas nesse artigo você fará isso acontecer.

7 passos para manter caixa com zero email em 2020

Nos dias atuais é fato que nossas caixas de emails se tornaram em uma receita de estresse misturada com irritação e raiva, em vez de nos ajudar a ser mais produtivos e serem facilitadores na comunicação, eles parecem apenas estar dispostos em sugar horas e horas dos nossos dias.

Então, qual é o segredo para gerenciar sua caixa de entrada de emails? Claro que sem ajuda não é fácil criar um dispositivo que funcione. Eu mesmo passei muito tempo tentando descobrir isso.

E mesmo tentando dominar minha caixa de entrada todos os dias, ainda estou trabalhando para alcançar esse estado sempre evasivo do nirvana no email, mas eu identifiquei uma fórmula ideal para obter um inbox de email sempre em ordem e também o de mantê-lo dessa maneira para sempre.

Incorporar qualquer parte desse processo em sua rotina de ler e responder email irá ajudá-lo a se manter-se organizado e evitar o desperdício de tempo. Se você conseguir realmente internalizar cada etapa listada abaixo, sua caixa de email será iluminada.

Considere-o a resolução final de Ano Novo para pessoas ocupadas.

1. Reformule a maneira como você usa sua caixa de entrada de email.

Seja rápido: ao olhar sua caixa de entrada do Gmail, Outlook, Hotmail, YahooMail, IgMail, TerraMail, Bol etc., veja quantas mensagens estão aguardando serem abertas há 24 horas ou mais.

Se a resposta for outra coisa senão “zero email”, é hora de dar um passo atrás e reavaliar sua estratégia para gerenciar emails.

Quando você parar e pensar sobre isso, é realmente bastante óbvio: Ter uma lista gigante de mensagens pendentes o tempo todo não é um método eficaz de organização.

Fala sério, quantas vezes você já perdeu a noção e deixou de responder seus emails ou percebeu depois de ser cobrado por alguém uma resposta que foi aberta vários dias atrás?

Como uma caixa de mail desorganizada, é fácil perder um pouco da eficiência no trabalho ou na vida pessoal.

Isso não significa que você tem que responder a cada email imediatamente, é claro que não. Para a maioria de nós que recebe centenas de emails por dia, isso seria impraticável.

Isso só significa uma coisa, você tem que tornar seu objetivo de lidar com cada email uma prioridade e encontrar alguma de resolver a questão logo depois de abri-lo.

Para cada email que você abrir na sua caixa de entrada, escolha entre as seguintes opções com uma triagem rápida:

  1. A mensagem não exige nenhuma ação em seu nome, arquive-a imediatamente.
  2. A mensagem requer uma resposta simples que você pode resolver em dois minuto ou menos, responda o email, em seguida, arquive-a imediatamente.
  3. A mensagem requer algum nível de conclusão ou resposta que você não tem imediatamente, deixe-o no modo soneca por uma hora e marque uma data em que você será capaz de lidar com o assunto, isso poder ser mais tarde, naquele mesmo dia, em algum momento do outro outro dia, na semana seguinte, ou em uma sexta-feira dois meses depois de lida. Isso vai tirar a mensagem do seu caminho para que ela não seja uma fonte de distração constante. E então, quando chegar a hora, a mensagem vai reaparecer e chamar sua atenção quando for a hora certa.

(O aplicativo Inbox do Google tem uma função de soneca nativa projetada para esse propósito exato, enquanto vários extensões e complementos excelentes podem trazer o mesmo conceito para o Gmail. Se você está usando o Hotmail do Outlook, boa sorte.)

Uma boa regra empírica: Nunca abra um email duas vezes, e nunca deixe um email em sua caixa de entrada além de um único dia. Os próximos itens ajudarão a tornar esse objetivo ainda mais fácil de manter a caixa limpa com inbox zero.

pense em email como um serviço de mensagens

2. Comece a pensar em email como um serviço de mensagens.

Existe um movimento em andamento que foi criado em torno da idéia de escrever cada email em apenas cinco frases ou menos.

Há até mesmo um site que faz referência, o Five Sentenc tem uma política pessoal direcionada para que todas as respostas de email, independentemente do destinatário ou sujeito sejam de apenas cinco frases ou menos. É simples assim.

Mas ser conciso não precisa ser grosseiro. Essa hack de cinco frases deixa espaço amplo para uma resposta rápida de abertura “Espero que você esteja bem” e uma outra linha de fechamento amigável, se você sentir a necessidade. (Quando tiver uma solução respondo.)

Respondo emails como sendo um serviço de mensagens: Pergunte a si mesmo como você comporia qualquer email se fosse uma mensagem de texto. Torná-lo com um toque mais formal, talvez adicionar algumas gentilezas conforme apropriado, como fazemos em mensagem de texto.

Além de economizar tempo e dinheiro, vai deixá-lo trabalhar com os emails recebidos de uma forma mais eficiente, esta abordagem vem com um bônus adicional. Ela vai fazer seus emails de saída mais eficaz, porque você estará tornando mais fácil para o destinatário ler sua mensagem, entender o que você quer, e, em seguida, disparar uma resposta igualmente curta e concisa.

Essa ação não precisa ser uma regra rígida e rápida, você pode ser mais flexível quando estiver respondendo uma proposta de projeto ou apenas escrevendo para sua querida tia. Mas é uma boa diretriz para ter em mente para a maioria dos emails, na maioria das vezes.

3. Pare de escrever sempre as mesmas mensagens nos emails.

Todos nós temos nossos próprios conjuntos de emails de ações pré-definidos mentais, e as vezes repetimos mensagens padrão que escrevemos para clientes, fornecedores no nosso trabalho ou em assuntos pessoais.

Talvez esteja respondendo um comunicado, recusando um convite, ou emitindo um lembrete. Seja qual for o caso, você certamente perde o seu tempo com isso que (em geral serve para testar nossa sanidade).

Então preste atenção nesta correção. Pare de repetir as a si mesmo. Quase todos os serviços de email online tem algum tipo de sistema para criar e usar modelos pré-definidos.

Tome alguns minutos para criar seus próprios modelos para aquelas mensagens que são recorrentes, em seguida, para todas as mensagens futuras, responda com um clique de dois segundos.

4. Organize as mensagens que precisam de mais atenção com menos desordem.

Se você é como eu, menos de 20% de seu correio eletrônico é realmente pertinente – ou seja qualquer coisa que você realmente precisa resolver ou que exija uma resposta rápida.

E isso significa que um escalonamento 80% das mensagens de email que chega na sua caixa é provavelmente algo que quer comer parte do seu dia.

Então a solução é cortar esse mal pela raiz, direto na fonte. E para isso, primeiro, vamos fazer a parte fácil.

Escolha um dia da semana para cancelar cada inscrição de email baseado em lista que você está recebendo, não cancele nada a menos que você realmente precisa ou vai se beneficiar de alguma forma ao recebê-lo.

Em seguida, passe para as mensagens recorrentes, aquelas que você não pode cancelar a assinatura, no entanto, crie filtros que as coloquem automaticamente em uma área fora do seu caminho ou da hierarquia principal da sua caixa de e-mail.

(A caixa de entrada do Google foi projetada explicitamente para fazer isso, com seções incorporadas como “Promoções”, “Social”, “Atualizações” ou “Principal”, que podem ser definidas para aparecer apenas uma vez por dia ou uma vez por semana. O Gmail também tem uma opção para um conjunto semelhante de categorias variadas, embora seja um pouco menos poderoso e intuitivo.)

Desta forma você sempre sabe quais emails de certos remetentes nunca vai ser relevante para você, entretanto, considerar a opção da criação de um filtro manual para envia-los diretamente em sua caixa de spam ou pasta de lixo.

Cada email futuro que não presta ou seja importante você não tem que ficar lidando ou perdendo tempo em excluir ou salvar.

E finalmente, use a função emudecer do seu aplicativo de e-mail ignorando a função de cancelar a inscrição para receber silenciosamente quaisquer mensagens futuras de um remetente.

Outra forma inteligente é, pense em dar endereços alternativos para determinados tipos de mensagens, como aqueles associados a contas online ou clubes de recompensa.

Para casos específicos como associações e inscrições trial ou para testes, os email temporário pode ser uma excelente alternativa.

Se você usar o email do Gmail, Outlook ou Yahoo Mail você pode criar um número praticamente infinito de pseudônimos, é possível colocar um período para verificar os emails, mudar o nome de usuário, criar marcadores, colocar sinais por prioridade além de direcionar mensagens recebidas por palavra chaves para caixa específicas.

Isso lhe dará dezenas senão centenas de variáveis simples para criar filtros específicos em vários cenários para manter suas mensagens recebidas, lidas, arquivadas, excluídas e consequentemente as menos importantes fora do seu alcance.

Todas essas ações funcionam para colocá-lo na direção do objetivo básico de transformar sua caixa de entrada em um lugar de recebimento de mensagens que realmente precisam da sua atenção e, com menos desordem.

5. Pare de usar seu serviço de email da forma errada!

No mundo físico, dedicar tempo à organização de documentos em pastas faz muito sentido, porque de que outra forma você vai encontrar todos os papéis quando você precisar deles?

No mundo do email, que é virtual, esse mesmo sistema se transformou em um grilhão que desperdiça muito tempo.

A maneira mais rápida de encontrar um email antigo é quase sempre pesquisando e, consequentemente, agarrando-se a um método meticuloso de colocação de rótulos, etiquetas e criação de pastas para arquivamento, que se não feita corretamente dará mais trabalho extra sem motivo.

Então, o quê fazer? Como uma sábia princesa virtual disse uma vez, deixe-a o email ir. Pare de se preocupar em organizar todos os seus emails de entrada.

Muitos usuários de email quando precisa encontrar algo no inbox, simplesmente pesquisa. Se você não tem tempo ou paciência para organizar sua entrada de email, familiarize-se com os parâmetros avançados de pesquisa do seu aplicativo de e-mail, em geral, eles possuem algumas opções mais robustas, fique tranquilo, deixe as máquinas fazerem todo o trabalho pesado.

6. Configure a caixa de email para ter sucesso.

Se você pudesse definir a elaboração de um sistema que fosse o mais irritante e ineficaz possível para a gestão de email, você provavelmente chegaria a algo onde o som ou alerta iria interromper suas tarefas cada vez que uma nova mensagem chegasse. Isso te lembra alguma coisa?

No entanto, é precisamente assim que a maioria dos usuários lidam com seus emails todos os dias, essa forma destrói a produtividade no nível hardcore.

Estudos após estudos mostram que a mudança de tarefas nos faz trabalhar de forma menos eficaz e eficiente, com algumas pesquisas sugerindo que perdemos até 40% de nossa produtividade pulando entre várias coisas ao mesmo tempo, e uma delas o de abrir email não é exceção.

Então pare de lutar contra a natureza do seu cérebro e configure um sistema que funciona em conjunto com ele em vez de contra ele.

Escolha alguns horários designados ao longo do dia somente para lidar com email:

  • Abrir email no meio da manhã.
  • Abrir email depois do almoço.
  • Abris email no final da tarde.

Ou talvez abrir o email 3 ou 4 vezes por dia, defina de acordo com sua prioridade. Depois de verificar sua caixa de entrada de email e realizar as ações necessárias, fecha a janela.

A configuração da caixa de email para o sucesso é, mantenha seu aplicativo de email fechado por padrão e aberto apenas durante as vezes que você precisa dele ativamente.

Desligue as notificações por email, na tela do computador, laptop e/ou no seu telefone celular.

Se você está preocupado e não quer perder quaisquer mensagens urgentes ou mensagens que realmente exigem uma atenção imediata e que não podem esperar algumas horas por uma resposta – gaste alguns minutos para criar notificações personalizadas que irão alertá-lo apenas para mensagens de maior prioridade.

O resultado final é um ganha-ganha. Você gerenciará seu email de forma mais eficiente, lidando com ele em um pequeno número de momentos dedicados, e você poderá ficar mais focado e produtivo com o resto do seu dia sem a constante enxurrada de interrupções por causa de emails.

7. Ferramentas de gerenciamento de email nível top.

Ao longo de alguns artigos neste blog, eu mencionei alguns utilitários diferentes que tornam mais fácil manter sua caixa de entrada sob controle.

Se você está em uma posição para experimentar, você pode encontrar muitas ferramentas e aplicativos que podem ser um bom investimento para ganhar tempo.

A opção mais simples é a Inbox, porque muitos dos conceitos que acabamos de discutir nesse artigo são uma parte nativa do ambiente de sistemas de emails online (e se você é um fã do Gmail que já tentou isso antes, sem sucesso, este guia para manter a caixa de entrada sem email foi escrito especificamente com você em mente).

Se a caixa de entrada (Inbox) não funcionar para você, mas você está no universo de email do Google, alguns complementos do Gmail podem ser muito bons para melhorar sua experiência com correio eletrônico.

Algumas ferramentas podem reinventar a forma como interagir com a interface da sua caixa de entrada ao adicionar novos recursos de produtividade valiosos, há todo um mundo de possibilidades apenas esperando para ser aproveitado, e não há melhor momento para explorá-lo do que agora.

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