6 hacks para organizar email e sua caixa de entrada

Organizar email é fundamental para aqueles que precisam trabalhar muitas horas em suas caixas de entrada do correio eletrônico da empresa ou do negócio.

Quem faz a organização de email periódica sabe a diferença entre ter uma caixa de email inundada e ficar estressado o dia todo ou ser  altamente produtivo com tudo no seu devido lugar.

Existem alguns recursos na web para evitar algum estress, um deles é usar serviços online como o geradores para criar email temporário, mas isso, claro é para motivos específicos como registros, cadastros ou usar serviços trial oferecidos na Internet.

Como organizar email

Voltando para o assunto principal, neste artigo, você aprenderá 6 hacks que pode ser usado para organizar email e sua caixa de entrada para aumentar a produtividade em 100% enquanto trabalha recebimento e envio de emails.

6 hacks para organizar email e sua caixa de entrada

Organização de email para ter mais produtividade

A caixa de entrada de email é um lugar perigoso. Está cheio de armadilhas de produtividade.

Primeiro – existem e-mails não solicitados. Existem anúncios e boletins informativos que você não se lembra de ter solicitado. Existem notificações sobre atividades em suas redes sociais e fotos de família. Ocasionalmente, há algo relacionado a um projeto de trabalho legítimo (mas não o projeto agendado para hoje). A caixa de entrada é perigosa porque está cheia de distrações.

Segundo – as notificações exigem nossa atenção imediata. Independentemente do seu plano para o dia, as notificações quebram suas defesas e capturam sua atenção. Esse tipo de acesso irrestrito nunca leva a nada de bom. A verificação aleatória (e contínua) de e-mail não torna ninguém mais produtivo. Infelizmente, isso é normal para a maioria das pessoas.

Terceiro, mesmo quando você abre seu cliente de e-mail por um motivo legítimo para enviar uma correspondência importante, você se depara com mensagens não lidas que o tentam a dar atenção às prioridades de outras pessoas.

Veja o que você pode fazer para iniciar a organização:

1. Escolha uma caixa de entrada para compartilhar emails em grupo

Uma caixa de entrada compartilhada é uma ótima maneira de gerenciar emails de grupo, como suporte@, pagamentos@ ou vendas@. Esse recurso dá às equipes mais visibilidade no controle sobre os emails que precisam compartilhar e agir, permitindo que elas sejam mais colaborativas.

Em vez de compartilhar apenas uma conta de email — que não é uma das formas mais seguras — ou copiar e enviar emails para colegas de equipe — o que pode gerar confusão e perda de tempo — você pode ficar em sua própria caixa de entrada e ter a caixa de entrada da equipe também dentro dela.

A maioria dos softwares de caixa de entrada compartilhada fornece recursos adicionais para um melhor gerenciamento de fluxo de trabalho, como kanban, datas de vencimento, delegação de email e suas próprias regras de automação.

Além de se tornar um lugar onde você pode lidar com as mensagens compartilhando emails com sua equipe, também é uma maneira de organizar email e centralizar seu trabalho para evitar prejudicar a produtividade com a troca de contexto.

Na web tem muitos softwares que ajudam criar caixa de entrada compartilhada que funciona inclusive integrada ao Gmail, Hotmail Outlook e muitas outros serviços e email pagos e gratuitos.

Elas permitem que as equipes transformem suas caixas de entrada em uma central de ajuda, software de gerenciamento de tarefas, CRM e outros fluxos de trabalho personalizados.

2. Automatize tudo em sua caixa de entrada

Uma vez que você automatize processos, você não precisará passar tanto tempo dentro da sua caixa de entrada, a menos que você fique respondendo emails essenciais.

Existem várias maneiras de automatizar sua caixa de entrada, mas as mais usadas são filtros e modelos prontos.

Definir filtros de emails

Os filtros de email funcionam como regras de automação para gerenciar mensagens de email recebidas ou existentes em sua caixa de entrada. Eles ajudam a classificar os emails automaticamente, permitindo que você organize e controle sua caixa de entrada sem gastar tempo selecionando e manuseando-os.

Na maioria das vezes, você escolherá quais critérios um email deve ser filtrado e quais ações tomar uma vez que ele é filtrado. Por exemplo, se você receber muitos emails de um remetente específico, você pode definir um filtro para arquivar ou excluir as mensagens que vêm dele automaticamente.

Use modelos de email prontos

Escrever as mesmas mensagens repetidamente pode ser não apenas cansativo, mas um desperdício de tempo.

E também não é necessário porque a maioria dos provedores de email oferecem um recurso para ajudá-lo a criar e enviar modelos. Eles são uma maneira de simplificar a comunicação com clientes e pessoas para as quais você geralmente precisa enviar respostas padrão.

Organização de email para ter mais produtividade

3. Construa um sistema de pasta baseado no tempo

Este método consiste em criar pastas de email ou rótulos personalizados de acordo com o tempo que você precisará agir. Toda vez que um email chega em sua caixa de entrada, defina sua prioridade e coloque-a na pasta certa.

É ideal para pessoas que não precisam lidar com um grande volume de emails constantemente.

Sugerimos que você crie as seguintes pastas:

  • Hoje: emails urgentes sobre os quais você precisa trabalhar o mais rápido possível.
  • Esta semana: geralmente não é urgente, mas isso requer uma resposta ou ação para essa semana específica.
  • Este mês: emails de baixa prioridade ou tarefas em emails.
  • Backlog: mensagens que você precisará para referências futuras muitas vezes não precisam de uma resposta e não exigirão uma data de vencimento para as ações.

No Gmail, essas pastas são chamadas de rótulos. O que são rótulos do Gmail?

Como todos sabem, usamos rótulos como método de categorização de quase tudo que consiste em anexar uma tag que forneça algumas informações sobre o assunto. Com os emails, você pode fazer o mesmo, para organizar sua caixa de entrada de acordo com suas necessidades. Facilita como você visualiza sua caixa de entrada e como lida com seus emails.

Se você quiser usar um aplicativo especifico no Gmail, é possível criar uma placa para este propósito exato. Mas em vez de pastas, você pode ter quatro colunas com os mesmos períodos de tempo do método Gmail.

4. Use o método 4D da organização de emails

O método 4D é usado para gerenciamento de emails para organizações maiores e pessoas que precisam lidar com muitas mensagens todos os dias.

Ele apresenta quatro opções para os usuários decidirem como lidar com emails recebidos: excluir, fazer, delegar ou adiar. Uma vez que você iniciar este método, lembre-se de mantê-lo um hábito a menos que você não queira ver aquela caixa de entrada desordenada novamente.

Excluir

Para organizar email é precisa saber como e o que excluir. Essa regra é essencial para pessoas que têm caixas de entrada desordenadas. Eles podem sentir medo de excluir emails, principalmente se houver muitos deles para fazê-lo. Mas para o método 4D funcionar, é imperdível começar com essa etapa.

Para usuários do Gmail e outros provedores de email com armazenamento grande ou ilimitado, em vez de excluir emails, você pode arquiva-los. Os emails não serão mais visíveis em sua caixa de entrada, mas você pode procurá-los a qualquer momento.

Alguns exemplos de emails para excluir podem incluir:

  • Newsletters e Boletins informativos.
  • Atualizações e alertas que não requerem respostas.
  • Emails de ofertas e promoções.
  • Notificações de mídias sociais e serviços online.

Fazer

No trabalho, muitos emails exigem uma resposta ou qualquer outra ação. O passo “fazer” consiste em cuidar de qualquer tarefa que levará 2 minutos ou menos do seu tempo. Resumindo, se é possível fazê-lo sem esforço durante este tempo, fazê-lo.

Caso você tenha um monte de emails exigindo uma resposta que se qualifique para a regra de dois minutos, e eles vão acabar levando minutos, se não horas de trabalho, você precisará de uma segunda estratégia.

Gerencie seu tempo agendando alguns espaços de tempo entre reuniões ou após completar uma determinada tarefa. Bloqueie horários específicos em seu calendário para fazer esta etapa, para que você possa se concentrar no que realmente importa.

Você também pode usar modelos de email para respostas padrão rápidas, economizando muito tempo que você gastaria compondo uma nova mensagem.

Delegar

Quando você está trabalhando com sua equipe e manipulando emails de grupo, não toda vez que você é a melhor pessoa para responder a certos emails. É por isso que o terceiro passo dos 4D é delegar esse tipo de email a um membro da equipe.

Se você usar um provedor de email regular, encaminhar o email é a melhor opção para a delegação. Mas se você tem uma caixa de entrada compartilhada, a delegação pode ser muito mais simples e colaborativa.

Existem algumas situações que você pode precisar delegar a um colega:

  • Quando alguém da sua equipe que é mais elegível para responder a esse email.
  • Se alguém tiver mais tempo disponível para lidar com trabalho adicional do que você.
  • Ao responder o email requer informações adicionais que você não tem, mas outra pessoa tem.

Adiar

Adiar é o último recurso uma vez que o email não se encaixa nas três etapas anteriores. Significa que você dedicará mais tempo para ler e agir sobre ele. Quando você optar por adiar um email, você precisa criar uma tarefa para o trabalho que você fará a partir dele.

Você pode usar software de gerenciamento de tarefas para criar tarefas a partir de emails ou usar soluções dentro de sua caixa de entrada que transformam emails em tarefas, isso também ajudar organizar e. Alguns rótulos e filtros podem ajudá-lo a categorizar os emails diferidos.

Depois de definir um método de categorização, use seu calendário para agendar tempo suficiente para lidar com esses emails.

5. Comece a utilizar o método OHIO

OHIO é um método de produtividade para gerenciamento de emails para fazer seu tempo render mais.

Significa Only Handle IOnce.

O objetivo é apenas lidar com as coisas uma vez apenas. Se você ler um email, então responda ao destinatário imediatamente.

Se você está lidando com um email importante, promocional, “lixo eletrônico” ou “junk emails” que passou pelo filtro de email, decida nesse momento se você vai excluí-lo. Se o email precisar de uma resposta, responda ou se você decidir cancelar a inscrição para evitar mensagens futuras desse endereço, aperte esse botão.

Este método é sobre evitar a procrastinação durante o gerenciamento de emails. Pode ser difícil para algumas pessoas se concentrarem e agirem uma vez que abrem um email, mas funciona bem quando você se adianta.

6. Endereço de email temporário para diminuir o spam

Uma maneira simples de lidar com menos email é obter um endereço de email secundário, Temp Mail também conhecido como emails temporários, eles vão ajudar você acabar de uma vez com grande parte do lixo eletrônico.

Ao usar dois endereços de email separados – pessoal, comercial e temporário, você evitará que emails importantes sejam misturados com correios eletrônicos sem importância.

Isso como certeza diminuirá a probabilidade de você perder emails importantes. Ao fazer login para entrar na sua conta do Hotmail, Gmail, Yahoo Mail ou outro serviço que seja sua conta de email principal, você saberá que tudo em sua caixa de entrada é importante.

O resto está na sua conta de lixo descartável. Você pode usar seu email principal para coisas importante como:

  • Email de família e amigos
  • Email de avisos e notificações de contas (telefone, luz, etc).
  • Emails de compras online (passagem aérea, compras, etc).
  • Boletins informativos de alta qualidade de serviços online.
  • Qualquer serviço pessoal e sensível (bancos, escritórios de advocacia, etc).
  • Faturas e comunicações financeiras (cartões de crédito e aplicações)

Para qualquer outra coisa, considere usar um endereço temporário para lixo eletrônico.

Ele servirá para:

  • Se inscrever em fóruns e sites online.
  • Portais e serviços que pedem seu endereço de email que não visitará novamente.
  • Boletins informativos que você tem certeza de que não deseja continuar sendo inscrito.
  • Baixar brindes, ebooks e experimentar serviços e produtos online.

Quando você usa um endereço de email temporário para lixo eletrônico como o nosso, você não precisa fazer login o tempo todo. Não há necessidade de usar a caixa de entrada zero para este endereço de email – seria uma perda de tempo.

Lembre-se de que esse endereço descartável é apenas para sites e serviços que exigem um endereço de email do qual você não deseja receber emails, portanto, não há necessidade de mantê-lo organizado.

E se você precisar localizar algo específico, uma simples pesquisa geralmente é suficiente para encontrar o que você está procurando.

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Hacks para organizar email

Aí está os 6 hacks de nossas principais dicas para organizar email que vão economizar pelo menos uma hora por dia no gerenciamento de seu email. Eu sugiro que você implemente uma dica de cada vez e antes que você perceba, você gastará menos tempo olhando sua caixa de entrada e terá mais tempo para o que é realmente importante para você.

Você pode personalizar qualquer um desses hacks de organização de email de acordo com suas necessidades e modo de trabalho. É possível até combinar dois ou mais se você preferir manter sua caixa de entrada sob controle.