10 recursos para gerenciar melhor seu aplicativo de email

Confira mais 10 recursos para ajudar você gastar menos tempo na sua caixa de email de provedores ou aplicativos de na caixa de email. Enviar email não é algo de que você possa escapar facilmente se quiser participar da vida do século 21.

Mas você definitivamente não vai quer perder muito tempo gerenciando sua caixa de entrada – existem maneiras muito melhores e empolgantes de passar seu tempo.

Se você se aprofundar um pouco mais no seu aplicativo de email, descobrirá alguns recursos que agilizam o fluxo de trabalho para diminuir a sobrecarga do email, com isso você pode passar menos tempo enviando e recebendo mensagens e mais tempo vivendo sua própria vida.

10 recursos para gerenciar melhor seu aplicativo de email

Como gerenciar melhor aplicativos de email

Alguns desses recursos podem não estar disponíveis em todos os serviços de email, mas a maioria deles está, é só procurar tutoriais e passo-a-passo embora com nomes e caminhos diferentes nas configurações.

Incluímos alguns exemplos para cada um para garantir que você encontre algo novo que possa usar.

1. Modelos de email

Se houver um específico que você envia com frequência (como “Obrigado por responder meu formulário” ou “Confirmando o horário da reunião de manhã”), basta configurar um modelo para ele.
Dessa forma, você pode carregá-lo e ajustá-lo quando necessário (nomes, eventos específicos, endereços, horários etc.) em vez de começar todo email do zero sempre.

O Gmail possui essa função e é fácil de usar, mas você terá que ativá-la primeiro.
Para iniciar a configuração:

  1. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da sua caixa de entrada.
  2. Vá para Configurações e, em seguida, Avançado.
  3. Role a lista para baixo para encontrar Modelos, que serão desabilitados por padrão.
  4. Clique em Ativar, role para baixo até a parte inferior do menu e clique em Salvar alterações.

A guia do Gmail será atualizada para que você possa usar a ferramenta.

Ao redigir um , você pode criar um modelo clicando nos três pontos no canto inferior direito da mensagem e escolhendo Modelos. Se você estiver trabalhando em um que deseja usar novamente, escolha Salvar rascunho como modelo para tê-lo disponível para uso posterior.
Quando estiver pronto, escolha um modelo relevante na lista Inserir modelo atrás dos três pontos no canto inferior direito do seu rascunho para carregar um que você já salvou.

2. Respostas de emails automáticas

A maioria dos aplicativos de vem com algum tipo de resposta automática “fora do escritório” que você pode configurar para quando estiver de férias. Mas também existem outros usos interessantes para esse recurso.

Talvez você esteja mudando para um novo endereço de , se aposentando ou passando o dia fora do escritório em algum lugar com uma recepção irregular.

Esta ferramenta pode ser implantada a qualquer momento que você precisar colocar sua caixa de entrada em pausa ou enviar a mesma mensagem automaticamente para várias pessoas ao mesmo tempo.

O Apple Mail no macOS lida bem com isso: vá para MailPreferênciasRegras e, em seguida, Adicionar regra para começar. Primeiro, você terá que definir os critérios que acionam a resposta automática.

Pode ser qualquer coisa – desde simplesmente receber qualquer mensagem, até receber apenas mensagens de um destinatário específico ou que incluam certas palavras no título.

Para terminar, escolha Responder à Mensagem como a ação resultante e componha seu texto.

3. Caixas de entrada combinadas

A maioria dos aplicativos de é capaz de gerenciar mais de um endereço de ao mesmo tempo, o que significa que você não terá que alternar entre aplicativos (ou até mesmo computadores) para verificar suas mensagens.

A melhor parte é que adicionar novas contas de geralmente é bastante simples.

O aplicativo Mail que vem como parte do Windows 10 faz isso – basta clicar no ícone de engrenagem (canto inferior esquerdo), ir para Gerenciar contas e, em seguida, Adicionar conta para adicionar uma nova conta de .

4. Aliases de email

Muitos provedores gratuitos e pagos de agora permitem que você configure aliases de – endereços de alternativos que ainda são gerenciados por meio de sua conta principal. Você pode configurar um apenas para boletins informativos por para proteger sua privacidade, ou um que apenas sua família conheça.

Isso é útil porque significa que você pode filtrar mensagens com mais eficiência – s enviados para o endereço do seu “boletim informativo” podem ser movidos automaticamente para uma pasta dedicada para que não obstruam sua caixa de entrada principal, por exemplo, enquanto aqueles enviados para sua “família”.

O endereço pode ser marcado com estrela automaticamente e ter uma prioridade mais alta (ou não).

Se estiver usando o iCloud na web, você pode gerenciar seus aliases de clicando no ícone de engrenagem (canto inferior esquerdo) e escolhendo Preferências e contas.

A Apple permite que você tenha até três aliases para cada endereço do iCloud.

5. Filtrar e arquivar emails

Filtrar mensagens conforme elas chegam é uma das maneiras mais eficazes de reduzir o tempo que você gasta olhando seus emails.

Um dos melhores filtros para configurar é aquele que arquiva automaticamente as mensagens menos importantes ou as marca como lidas – o que se qualifica como “menos importante” depende de você.

Vários aplicativos de agora podem fazer isso, então veja o que você pode encontrar na plataforma de sua escolha.
No Hotmail/Outlook na web, por exemplo, você pode clicar no ícone de engrenagem (canto superior direito) e ir para Exibir todas as configurações do Outlook, e- mail e regras. Lá, selecione Adicionar nova regra, escolha os critérios que deseja usar e selecione Marcar como lido como a ação.

6. Respostas de email mais inteligentes

As respostas inteligentes usam aprendizado de máquina para sugerir respostas rápidas para mensagens recebidas com base no texto nelas e podem até mesmo evoluir para corresponder de forma mais natural ao seu estilo de escrita.

Eles são uma das maneiras mais rápidas de acessar sua caixa de entrada, mas você só os encontrará no Gmail por enquanto.

A resposta inteligente pode ser ativada e desativada na tela de configurações do Gmail, esteja você na web, Android ou iOS. Quando ativado, o Gmail reconhecerá se uma resposta curta é apropriada e oferecerá três respostas rápidas abaixo da mensagem.

Para usá-los, clique no que você mais gosta e ele aparecerá no corpo da mensagem, onde você pode ajustá-lo ou enviá-lo como está.

7. Composição de emails inteligentes

Se quiser ir além, você pode usar a Composição Inteligente para obter a ajuda do Gmail para escrever todo o seu. Assim como o Smart Reply, ele usa inteligência artificial e sugere o que você pode querer dizer a seguir em uma frase com base em modelos de treinamento da linguagem humana.

Você encontrará a chave seletora para ativar ou desativar a Composição Inteligente nas configurações do Gmail, esteja você na web, Android ou iOS. Se estiver ativado, você verá sugestões em cinza enquanto digita.

Pressione Tab (na web) ou deslize (no celular) para aceitar uma sugestão.

Aprenda mais lendo isto: como criar endereços de email descartáveis ​​no Yahoo.

8. Visualizações de emails

Você ficaria surpreso com o quão mais rápido você pode terminar suas tarefas de apenas ajustando o layout de seu serviço ou aplicativo de favorito.

Em particular, ter s visualizados na tela assim que você os seleciona pode economizar vários cliques extras por dia. A maioria dos clientes de desktop e da Web permite que você veja visualizações de junto com sua lista de mensagens.

No caso do Yahoo Mail na web, clique em ConfiguraçõesMais configurações e Personalizar caixa de entrada.

Lá, você pode ativar o botão de alternância de visualização da mensagem e escolher como deseja que os s sejam exibidos.

Leia também: qual é o melhor serviço de email gratuito o Gmail ou Hotmail/Outlook.

9. Gestos de deslizar

Se você estiver usando um aplicativo de no telefone, tente deslizar as mensagens da esquerda ou da direita – a maioria dos aplicativos permite que você faça isso para lidar rapidamente com um grande número de mensagens.

Normalmente, você também pode personalizar o que os deslizamentos fazem, com opções geralmente para arquivar, excluir ou marcar como lida.

Você pode fazer isso na plataforma móvel do Gmail tocando no botão de menu (três linhas, canto superior esquerdo) e indo para Configurações e Configurações gerais.

Em seguida, acesse Ações de deslizar para determinar o que deseja fazer cada vez que deslizar. As opções variam desde suspender s até excluí-los.

Leia mais sobre: qual aplicativo de email que você precisa ter no seu telefone.

10. Assinaturas de email pronta

Quer você já esteja acostumado a usar assinaturas de ou não, elas podem ajudá-lo a perder menos tempo enviando s.

Você pode usá-los para informar automaticamente a seus contatos sobre os horários em que estará disponível ou avisá-los que está em um dispositivo móvel e não pode escrever uma mensagem longa.

Em outras palavras, as assinaturas podem fornecer às pessoas às quais você se corresponde qualquer tipo de informação útil que, de outra forma, você teria que digitar todas as vezes.

A maioria dos aplicativos de oferece suporte a assinaturas – para definir uma no Apple Mail no iOS, por exemplo, escolha Mail e Assinatura na tela de configurações do iOS.