Usar o Gmail como uma Central Help Desk gratuita

Help Desk com o Gmail, é possível? Para quem recebe muitos emails usar uma conta do Gmail como central de ajuda pode ser uma excelente alternativas aos aplicativos online extremamente caros e cheios de recursos que nunca descobriremos para que serve

Nos últimos anos nós temos encaminhado muitos emails para nossas contas pessoais do Gmail (porque apesar de tudo que dizem, todos amam o Gmail) quando comparado as contas de email do Hotmail e Yahoo Mail.

O Gmail em geral funciona bem, mas o problema é que, na maior parte do tempo, um usuário enviará um email para a conta errada. Então temos que reenviar emails para a caixa certa ou a pessoa certa, e às vezes de volta, e isso se torna um pouco confuso o processo.

Como usar o Gmail como um Help Desk gratuito

Gmail como alternativa de Help Desk

Quando você usa aplicativos externos se mal configurado torna ainda mais difícil saber se uma pessoa me enviou um email antes sobre algo, porque talvez ele tenha enviado esse email para outro membro da equipe da última vez, e para mim de novo da próxima vez.

Todos sabem que à medida que nosso negócio vai crescendo, mais responsabilidades e também o volume. Em geral a quantidade de email que uma empresa com cinco membros recebe, é assombroso.

Isso sem falar no fato que para coisas com menos importância e sem relevância usamos normalmente emails temporários para se esquivar de spams, phishing e outros males criados através do envio de emails indesejados.

Chaga uma hora que é preciso decidir coisas importantes e criar um help desk centralizado é uma delas, especialmente para pequenas e médias empresas.

Existem muitos serviços online, o Zendesk e tem ainda dezenas de alternativas como: LiveAgent Helpdesk, Freshdesk, HubSpot, UserVoice, UseResponse, HelpCrunch e francamente, a maioria deles bastante apavorante.

Eles são tão cheios de recursos e interfaces tão confusas e alguns desnecessários, sem mencionar que são ridiculamente caros na maioria dos casos, eu simplesmente não consigo me ver usando alguns deles.

Então se você é como eu, sua decisão pode ser criar uma nova conta do Gmail que possa usar para encaminhar todos os emails para ele. (Nota: É claro que você pode usar o recurso “enviar email como” do Gmail, de modo que os emails que enviar serão “de” xyz@suaempresa.com.br, não xyz@gmail.com.

Gmail é ótimo Help Desk

ATUALIZAÇÃO: Ok, nossa, vamos passar para a edição “apps” para que nenhum encaminhamento esteja envolvido!

Com a ajuda de alguns recursos de “laboratórios”, podemos fazer tudo o que precisamos do Gmail para ser um ótimo help desk. Podemos usar todos esses recursos juntos, é ótimo, veja:

  • Rótulos – Para atribuir emails a um de nós ou ao outro membro da equipe, criar rótulos do tipo – “Alexia S.” e “Paulo N.”. Todos os emails para alexias@ ou paulon@ são automaticamente atribuídos o rótulo apropriado, mas os emails para support@ não são. Independentemente de um email entrar ou não com o rótulo certo, podemos atribuir ou redesignar cada um para a pessoa correta sem ter que encaminhar emails. E se for transferido para a outra pessoa mais tarde, essa pessoa tem todo o histórico da conversa disponível.
  • Respostas enlatadas – Este recurso labs permite salvar respostas enlatadas, para que você possa responder rapidamente a certos emails que você tende a obter muito. A maioria das respostas que você recebe de nós são escritas apenas para você com bastante TLC, mas há alguns emails que recebemos muitas vezes que temos que usar esse recurso. (Com exceção da captura de tela “labels” acima, todas elas são tiradas da página do Gmail Labs. Acabei de notar que este tem “RTFM” como um dos exemplos. Isso me fez rir ^_^)
  • Super Estrelas – Este recurso labs permite que você tenha mais de uma cor de estrela. Use quantas estrelas quiser, escolha as cores: amarelo, vermelho e azul. Depois classifique, a estrela amarela padrão significa apenas que lemos o email, mas ainda precisamos responder. Uma estrela vermelha significa a mesma coisa, mas que é de alta prioridade. Uma estrela azul significa que estamos esperando uma resposta, e queremos acompanhar se não tivermos resposta em poucos dias. Sinalizando-o nos permite encontrá-lo facilmente mais tarde.
  • Tradução de mensagens – Este recurso Labs traduz automaticamente emails em línguas estrangeiras para sua língua nativa. Para que possui muitos usuários internacionais, ocasionalmente chega um ou outro email em uma língua estrangeira. Claro, não falamos essas línguas, então isso é muito útil.
  • Help desk em movimento – Ambos temos celulares Android (Motorola Droid FTW!), e a integração do Gmail com o Android é super ótima. Os recursos do Labs não funcionam com ele, mas pelo menos podemos ler, responder e atribuir emails uns aos outros conforme necessário, não importa onde estejamos.

A única coisa que você não pode fazer é ter “números de bilhetes”, mas a menos que você faça suporte por telefone, isso não deve ser um grande negócio.

E os números de ingressos são muito corporativos. Se você quer dar a vibe de que você é uma startup descolada, você não vai precisar deles.

Uma última preocupação é que se você tem um grande departamento de apoio (mais de 5 pessoas ou mais), esta provavelmente não é a melhor solução. Provavelmente seria um pouco caótico demais.

Mas se o seu departamento de apoio é muito grande, você provavelmente já está vivendo uma vida corporativa, então por que você está lendo este artigo? 😛

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Central de ajuda gratuita no Gmail

O melhor de tudo? O Gmail é totalmente gratuito.

Quando você vê o preço dos serviços de help desk, você vai ficar meio frustrado especialmente por que com a nossa moeda, o real, é preciso 5 para pagar 1 dólar. O preço é pura insanidade.

O Gmail é o melhor serviço de email já criado na nossa opinião, e como é gratuito e pode ser personalizado, se torna ainda melhor, ele pode dar uma ótima central de ajuda para sua empresa.

E se você já usá-lo para o seu help desk do Gmail, vai em frente, crie o seu até ter coragem para pagar dezenas de dólares em um serviço especifico como os que citamos acima.